Drseče napovedi niso nič novega, vendar moram poudariti, da jih večina hotelov ne uporablja, čeprav bi jih res morali. Gre za neverjetno uporabno orodje, ki je dobesedno vredno zlata. Kljub temu ne tehta veliko, a ko ga enkrat začnete uporabljati, postane nepogrešljivo orodje, ki ga morate imeti vsak mesec, njegov vpliv in pomen pa običajno pridobita na teži in zagonu v zadnjih nekaj mesecih leta. Tako kot zaplet v dobri kriminalki lahko tudi ta nenadoma doživi preobrat in prinese nepričakovan konec.
Za začetek moramo opredeliti, kako pripravljamo tekočo napoved, in izpostaviti najboljše prakse pri njeni pripravi. Nato želimo razumeti, kako sporočamo njene ugotovitve, in nazadnje želimo videti, kako jo lahko uporabimo za spreminjanje finančne smeri, kar nam bo ponovno omogočilo doseganje naših rezultatov.
Na začetku mora biti proračun. Brez proračuna ne moremo imeti tekoče napovedi. Podroben 12-mesečni hotelski proračun, ki ga sestavijo vodje oddelkov, konsolidira finančni vodja in odobri blagovna znamka ter lastnik. To se zagotovo sliši preprosto in enostavno, vendar je vse prej kot preprosto. Preberite stranski blog o tem, zakaj priprava proračuna traja tako "prekleto dolgo".
Ko je proračun odobren, je trajno zaklenjen in ni več dovoljenih nobenih sprememb. Ostane enak za vedno, skoraj kot volnati mamut iz davno pozabljene ledene dobe, nikoli se ne bo spremenil. To je vloga drseče napovedi. Ko vstopimo v novo leto ali zelo pozno decembra, odvisno od urnika vaše blagovne znamke, boste napovedali za januar, februar in marec.
Osnova za 30-, 60- in 90-dnevno napoved je zagotovo proračun, vendar zdaj vidimo pokrajino pred seboj veliko jasneje kot takrat, ko smo proračun pisali recimo avgusta/septembra. Zdaj vidimo prostor v knjigah, tempo, skupine in naloga je, da vsak mesec čim bolje napovemo, hkrati pa ohranimo proračun za primerjavo. Za smiselno primerjavo se poravnamo tudi z istimi meseci lanskega leta.
Tukaj je primer, kako uporabljamo drsečo napoved. Recimo, da smo za januar načrtovali REVPAR v višini 150 $, februarja 140 $ in marca 165 $. Najnovejša napoved kaže, da se nekoliko približujemo, vendar zaostajamo. REVPAR za januar je znašal 130 $, februarja 125 $ in marca 170 $. Mešana napoved v primerjavi s proračunom, vendar očitno zaostajamo in slika prihodkov ni odlična. Kaj torej storimo zdaj?
Zdaj se igra obrne in fokus igre se preusmeri s prihodkov na republikansko stranko. Kaj lahko storimo, da bi ublažili morebitno izgubo dobička v prvem četrtletju glede na napovedano zmanjšanje prihodkov v primerjavi s proračunom? Kaj lahko v prvem četrtletju odložimo, zamujamo, zmanjšamo, odpravimo pri našem poslovanju, ko gre za plače in stroške, kar nam bo pomagalo zmanjšati izgubo, ne da bi ubili pacienta? Zadnji del je ključnega pomena. Podrobno moramo vedeti, kaj lahko vržemo s potapljajoče se ladje, ne da bi nam eksplodirala v obraz.
To je slika, ki jo želimo ustvariti in upravljati. Kako lahko čim bolj ohranimo skladnost na poslovnem izidu, tudi če se dobiček ne uresničuje tako, kot smo načrtovali v proračunu? Iz meseca v mesec spremljamo in čim bolj prilagajamo svojo porabo. V tem scenariju želimo le iz prvega četrtletja izstopiti z večino naše kože še vedno na sebi. To je tekoča napoved v praksi.
Vsak mesec smo posodabljali sliko za naslednjih 30, 60 in 90 dni, hkrati pa smo dopolnjevali »dejanske mesece«, tako da smo imeli vedno večji pogled čez obzorje do končnega cilja – proračuna Republikanske stranke ob koncu leta.
Kot naslednji primer uporabimo aprilsko napoved. Zdaj imamo dejanske podatke za januar, februar in marec! Zdaj vidim podatke za leto 2018 od marca in zaostajamo pri prihodkih in GOP za proračunom, poleg tega pa še najnovejšo napoved za naslednje 3 mesece in končno proračunske številke za zadnjih 6 mesecev. Ves čas pa sem usmerjen v nagrado – konec leta. Napoved za april in maj je močna, junij pa šibek, poletje pa je še predaleč, da bi se preveč vznemirjali. Vzamem svoje najnovejše napovedane številke za april in maj ter vidim, kje lahko nadomestim nekatere slabosti prvega četrtletja. Prav tako se osredotočam na junij, kaj lahko zapremo in pravilno prilagodimo obseg, da bomo lahko prvo polovico leta preživeli na ravni ali zelo blizu proračunske GOP.
Vsak mesec aktualiziramo nov mesec in napišemo svojo napoved. Temu postopku sledimo skozi vse leto.
Kot naslednji primer vzemimo septembrsko napoved. Imam rezultate za avgust od začetka leta in slika za september je solidna, vendar oktober in še posebej november močno zaostajata, še posebej s tempom skupin. Tukaj želim zbrati vse moči. Naša republikanska stranka je zelo blizu uresničitvi proračuna do 31. avgusta. Nočem izgubiti te tekme v zadnjih 4 mesecih leta. S svojimi prodajnimi in prihodkovnimi ekipami se bom zelo potrudil. Na trg moramo uvesti posebne ponudbe, da bi nadomestili šibko sliko skupin. Zagotoviti moramo, da je naša kratkoročna osredotočenost usmerjena. Kaj lahko storimo, da povečamo prihodke in zmanjšamo stroške?
Ni ravno raketna znanost, ampak gre za to, kako upravljamo proračun. Uporabljamo drsečo napoved, da se čim bolj približamo načrtovanemu proračunu Republikanske stranke za konec leta. Ko smo zaostajali, smo podvojili prizadevanja za upravljanje stroškov in prihodkov. Ko smo bili v prednosti, smo se osredotočili na maksimiranje pretoka sredstev.
Vsak mesec, vse do decembrske napovedi, z našo tekočo napovedjo in proračunom plešemo isti ples. Tako učinkovito upravljamo. In mimogrede, nikoli ne obupamo. Nekaj slabih mesecev zagotovo pomeni, da je pred nami odličen mesec. Vedno sem rekel: »Upravljanje proračuna je kot igranje baseballa.«
Pričakujte prihajajoči članek z naslovom »Dim in ogledala« o tem, kako podceniti in pretiravati z rezultati ob koncu leta ter hkrati napolniti svoje omare.
Pri Hotel Financial Coach pomagam vodjem hotelov in ekipam s coachingom za finančno vodenje, spletnimi seminarji in delavnicami. Učenje in uporaba potrebnih veščin finančnega vodenja je najhitrejša pot do večjega kariernega uspeha in večje osebne blaginje. Z dokazano donosnostjo naložbe bistveno izboljšam individualne in ekipne rezultate.
Pokličite ali pišite še danes in se dogovorite za brezplačen pogovor o tem, kako lahko v svojem hotelu ustvarite finančno angažirano vodstveno ekipo.
Čas objave: 13. september 2024
